Overvejelser før valg

Økonomisystem

Nogle ejendomsløsninger har indbygget økonomisystem eller er en del af et økonomisystem. Andre kan blive koblet på e-conomic eller Dinero via API. Vælger du et andet økonomisystem, skal der laves en særlig integration til dette, og her skal du være opmærksom på at vælge et økonomisystem, der er godkendt i Danmark.

De løsninger, hvor økonomisystem er en del af pakken, har den fordel at man ikke arbejder i to forskellige systemer, men oplever det som et system med genkendelige skærmbilleder.

Vælger du en løsning med API-integration, er det vigtigt med følgende overvejelser:

• Er løsningen baseret på API med automatisk bogføring, eller overføres der til finanskladde?
• Skal du selv indtaste i forbindelse med bogføring?
• Er der alene overført finansbogføring, eller er det inkluderet debitorstyring?
• Hvordan fungerer kreditorstyring i forhold til flere ejendomme?

Hvilke fremtidsplaner har du? Er det din første ejendom, og forventer du at opkøbe flere? Eller er det kun en midlertidig periode, du skal administrere en ejendom?

At administrere en ejendom kan blive kritisk for din likviditet og din forretning. Du skal derfor sikre dig, at de oplysningerne i dit økonomisystem er retvisende og nemt tilgængelige. Husk at revisor arbejder ud fra dit økonomisystem, og ikke ud fra ejendomsløsningen.

Hvor mange lejemål har du?

Jo flere lejemål og selskaber, du har, des mere taler det for en løsning integreret med et økonomisystem i stedet for en løsning med API. API har den ulempe, at der skal laves opsætning mellem løsning og økonomisystem, og mange transaktioner skal frem og tilbage. Ofte gør opsætningen desuden, at du kun får overført saldi, og derfor skal bruge en del tid på afstemning mellem de to systemer.

Det er selvfølgelig ikke den største udfordring ved fem lejemål, men kan godt blive besværligt og tidskrævende med 50 og 100.

Har du et økonomisystem i forvejen og mindre end 50 lejemål samlet i et selskab, kan det sagtens være et godt valg med et eksternt system og integration via API. Har du flere selskaber eller mange lejemål, bør du i den grad overveje et fuldt integreret system.

Krav til dine overvejelser

Din portefølje afhænger helt af, hvilke krav du bør stille, men her er en liste over ting, du med fordel kan tage med i dine overvejelser:

• Er der adgang boliglejekontrakt Type A seneste udgave, og kan du få tilpasset §11 til dine ønsker?
  • Udfyldes felter automatisk eller skal du igennem et flow for at udfylde dem?
  • Er der mulighed for flere §11, afhængig af dine ejendomme og lejemål? Er der fx have i Stuen, skal lejemål på 1. sal jo ikke have en tekst om, at haven skal fremstå velpasset.
• Hvordan håndteres lejeaftaler for parkeringspladser, garage eller depotrum?
• Kan dine egne erhvervslejekontrakter lægges ind i ejendomsløsningen?
• Administrerer du andelsboliger?
  • Kan ejendomsløsningen håndtere regulering af boligafgift, andelskrone og fx gebyr for udeblivelse ved havedag?
• Kan ejendomsløsningen håndtere flere typer af regulering af leje? Få vist hvordan og vurder selv om det er nemt for dig, og om det kan håndtere de aftaler om reguleringer, du har med dine lejere.
• Har du brug for at ejendomsløsningen kan sende mail til en lejer?
• Kan den sende mail til alle og/eller til en opgang?
• Er det nemt at afstemme a conto vand/varme, deposita og forudbetalt leje fordelt pr. lejeaftale i forhold til økonomisystemet?
• Kan påkrav dannes automatisk?
  • Kan du selv rette brevteksten eller få din advokats paradigme lagt ind?
• Skal opkrævninger kunne sendes
  • via Betalingsservice?
  • som mail
  • via elektronisk dokumenthåndtering (oioxml/oioubl)
  • eller flere af ovennævnte i kombination?
• Skal du lave forbrugsregnskaber?
  • Sendes data elektronisk eller skal du taste dem ind?Er det nemt at stemme af og sende ud til lejerne?Kan brevet med opgørelsen sendes på mail automatisk?
  • Kan efterbetalinger/tilbagebetalinger blive indlæst elektronisk til afregning i henhold til lovgivningen?
• Hvordan håndteres ind- og fraflytninger?
  • Er der automatisk oprettelse til bogføring ved indflytning af depositum, forudbetalt leje og første måneds husleje sammen med evt. andre omkostninger? Elektronisk indflytningsrapport med underskrift på stedet? Elektronisk fraflytningsrapport med underskrift på stedet?
  • Automatisk håndtering af omkostninger, tilbagehold til forbrugsregnskaber og afregning af depositum, forudbetalt husleje og restancer ved fraflytning?

Priser

Hvis du vælger en ejendomsløsning, der opfylder dine behov både nu og i fremtiden, er prisen ikke afgørende. Derfor behøver det ikke nødvendigvis at være let at gennemskue, hvad prisen ender med i sidste ende.

Hos nogle skal man tilkøbe økonomisystem. Her skal man være opmærksom på hvordan prisen på tilkøbet bliver beregnet. Er det omsætning eller antal poster? Hvor mange poster bliver sendt over fra ejendomsløsningen pr. år? Her skal du huske, at der som minimum er leje, vand, varme og en samlepost for hver opkrævning. Dertil en bankpost samt udligningspost for hver betaling. Hvis du har flere ejendomsselskaber, hvad er prisen da?

Hvis økonomisystemet er integreret, eller ejendomsløsningen er bygget på et økonomisystem, kan det umiddelbart se ud til at medføre en højere pris – men er måske billigere i det samlede regnskab.

Bed om et tilbud hos de leverandører, du finder relevante. Udregn den totale pris pr. måned/år for netop din virksomhed inkl. økonomisystem, og husk at din tid også har en værdi. En nem ejendomsløsning med et lille tidsforbrug kan godt være en lidt højere pris værd, hvis du sparer din tid.

Skal du have konverteret data fra en eksisterende ejendomsløsning og økonomisystem? Få en fast pris og en fast tidsplan. Måske har du gamle data, der ikke skal flyttes? Sørg da for at få det afklaret i det endelig tilbud.

Flere gode råd

Brug tid på at vælge det rigtige system. Det er skal passe til din forretning, og det er både dyrt og besværligt, hvis du skal skifte efter et par år, fordi du valgte forkert.

Få en demonstration af de interessante og relevante systemer. Spørg mere ind til alle de ting, der er vigtige for jer, og få dem vist i et rigtigt miljø, så I kan skabe jer et godt overblik på hele løsningen.

HUSK at det altid tager tid at lære nyt system at kende. Det er helt naturligt at være usikker i begyndelsen. Sørg for at købe en løsning, hvor der medfølger undervisning, da et nyt system med nye ord, nye forretningsgange og nye skærmbilleder altid tager tid at vænne sig til.

Brug supporten! Hellere spørge en gang for meget end lave fejl. Det tager altid meget længere tid at rette fejle, end det gør at gøre det rigtigt allerede første gang.